廣東省分公司：創(chuàng)新實(shí)踐采購管理“三圖一表十模板”流程框架
自集團(tuán)公司2023年6月全面推行采購管理“三圖一表十模板”流程框架后，廣東省郵政分公司以“系統(tǒng)思維”和“管理工具”作為框架體系，按照流程銜接清晰、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)明確、責(zé)任落實(shí)到位、內(nèi)控貫穿始終的設(shè)計(jì)思路，形成“廣東郵政采購業(yè)務(wù)端到端流程管理工具”，并通過專題部署和培訓(xùn)，按照“立標(biāo)、對(duì)標(biāo)、達(dá)標(biāo)”的要求進(jìn)行應(yīng)用推廣，進(jìn)一步防范了采購流程缺失和不規(guī)范的問題，全省郵政采購流程規(guī)范化工作得到全面提升。目前，與2023年同期相比，廣東省分公司的采購需求提報(bào)時(shí)間減少了近4天，采購項(xiàng)目實(shí)施周期縮短了近6天。
周密規(guī)劃穩(wěn)步實(shí)施
廣東省分公司以“四步走”穩(wěn)步推進(jìn)省內(nèi)“三圖一表十模板”的建設(shè)和推廣應(yīng)用工作。在學(xué)習(xí)制作階段，確定以“管理工具集”的形式，建設(shè)省內(nèi)采購流程框架體系，通過重新編排和適應(yīng)性改編，完成“廣東郵政采購業(yè)務(wù)端到端流程管理工具”的編制工作。在立標(biāo)推廣階段，面向全省二級(jí)單位的分管領(lǐng)導(dǎo)和采購人員進(jìn)行專題部署、專題培訓(xùn)。在對(duì)標(biāo)應(yīng)用階段，要求各二級(jí)單位把流程管理工具應(yīng)用到實(shí)際采購項(xiàng)目中，設(shè)置“標(biāo)準(zhǔn)化流程及標(biāo)準(zhǔn)模板應(yīng)用指標(biāo)”，納入采購工作考核，并持續(xù)開展對(duì)標(biāo)抽查工作，全省郵政建立統(tǒng)一的對(duì)標(biāo)檢查指標(biāo)，對(duì)應(yīng)用情況未達(dá)預(yù)期的單位督促改進(jìn)。在達(dá)標(biāo)驗(yàn)收階段，計(jì)劃制定達(dá)標(biāo)驗(yàn)收方案，全面評(píng)價(jià)各單位流程管理工具推廣應(yīng)用工作和成效，并采取“現(xiàn)場(chǎng)+遠(yuǎn)程”的抽查方式，組織各單位進(jìn)行達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，針對(duì)檢查出的具體問題，幫助和督促未達(dá)標(biāo)的單位改進(jìn)，要求在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成達(dá)標(biāo)任務(wù)。
系統(tǒng)思維創(chuàng)新實(shí)踐
“廣東郵政采購業(yè)務(wù)端到端流程管理工具”是一套以系統(tǒng)思維和管理工具作為框架體系，以采購業(yè)務(wù)端到端流程圖作為核心，將各流程的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)、責(zé)任分配情況、過程控制要求、標(biāo)準(zhǔn)模板、業(yè)務(wù)知識(shí)等核心模塊相互鏈接的創(chuàng)新管理應(yīng)用工具。
“采購端到端流程圖”是整個(gè)管理工具的核心。廣東省分公司以集團(tuán)公司“三圖一表十模板”中的“采購業(yè)務(wù)流程圖”為藍(lán)本，進(jìn)行了適應(yīng)性改編。該流程圖通過固化9個(gè)業(yè)務(wù)主流程、20個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控節(jié)點(diǎn)、69個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化子活動(dòng)，既能反映采購業(yè)務(wù)端到端流程的全貌，逐步統(tǒng)一全省采購標(biāo)準(zhǔn)流程和工作方法，有助于采購人員在日常工作中對(duì)照?qǐng)D表檢查關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)是否缺失，又可以幫助和指導(dǎo)相關(guān)部門對(duì)采購流程和工作程序正確理解。該流程圖對(duì)照省內(nèi)采購管理制度和流程規(guī)范，對(duì)8個(gè)流程和子活動(dòng)，進(jìn)行了適應(yīng)性改編，與省內(nèi)流程規(guī)范相互銜接，通過內(nèi)嵌20個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任過程矩陣、9類采購標(biāo)準(zhǔn)模板、7類采購業(yè)務(wù)知識(shí)，形成工具集，實(shí)現(xiàn)流程圖與責(zé)任矩陣圖、過程管控圖、標(biāo)準(zhǔn)模板等模塊的統(tǒng)一整合和無縫鏈接，方便使用人員直接對(duì)照查閱。
加強(qiáng)管控防范風(fēng)險(xiǎn)
結(jié)合日常工作，廣東省分公司在集團(tuán)公司風(fēng)險(xiǎn)防控表的基礎(chǔ)上，新增40項(xiàng)采購活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)。其中重點(diǎn)歸納和總結(jié)外包采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提煉了4個(gè)外包采購須關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)。例如在采購需求審核環(huán)節(jié)，增加“外包環(huán)節(jié)是否屬于禁止類清單事項(xiàng)”等4個(gè)外包采購風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)。
在這套“廣東郵政采購業(yè)務(wù)端到端流程管理工具”中，采購風(fēng)險(xiǎn)防控表通過標(biāo)識(shí)具體采購環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的62個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行事前及事中控制，要求在各管控環(huán)節(jié)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。重點(diǎn)加強(qiáng)事中過程管控，通過總結(jié)歸納，將18項(xiàng)涉及采購評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督管控事項(xiàng)納入監(jiān)督人員的工作手冊(cè)，作為采購內(nèi)部監(jiān)督人員記錄監(jiān)督開標(biāo)、評(píng)審過程和相關(guān)問題的重要工具。
廣東省分公司在集團(tuán)公司標(biāo)準(zhǔn)模板的基礎(chǔ)上制作采購標(biāo)準(zhǔn)化模板，增加采購需求、技術(shù)規(guī)范、項(xiàng)目委托、采購檔案等4類模板庫，著重改變采購過程文件內(nèi)容形式多樣、要素不統(tǒng)一的現(xiàn)狀。通過歸納總結(jié)，形成了內(nèi)部處理、攬投、運(yùn)輸、駕駛等外包類業(yè)務(wù)的需求和服務(wù)規(guī)范模板，進(jìn)一步規(guī)范和提高了采購需求的編制質(zhì)量。同時(shí)，還自主創(chuàng)新增加了采購制度匯編、采購計(jì)劃、采購目錄、采購供應(yīng)商黑名單、領(lǐng)導(dǎo)員工經(jīng)辦企業(yè)名單等5類業(yè)務(wù)知識(shí)庫。
廣東省分公司各單位積極推廣和使用該流程管理工具，自2023年11月以來，組織開展持續(xù)性的對(duì)標(biāo)抽查工作。截至6月底，累計(jì)抽查采購項(xiàng)目64個(gè)，流程要素達(dá)標(biāo)率為96.8％，標(biāo)準(zhǔn)模板應(yīng)用率為92.9％。